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Partnerships Action Plan / Plano de Ação para as Parcerias (English & Português)

Created: 2019-06-03
Author: Pablo Hoffmann Language: English

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Title

Chauá Society’s partnership management action plan, as part of its strategic plan

Chauá Society

Founded in 2003, after six years of informal existence, the Chauá Society is a non-profit organisation whose mission is to be a reference institution in nature conservation, integrating scientific research, training, development and implementation of conservation strategies, which will grow by ensuring excellence in administrative procedures, consolidated partnerships and the economic viability of projects, while maintaining the essence of cooperation. Its geographical focus is mainly in the state of Paraná, Brazil.

Challenges

Like most non-profit institutions, the Chauá Society began as a small group of people with technical training or common interests. However, when it formalised itself as an organisation, it needed to develop systems, procedures, structure and technical and administrative strategies for its full operation.

In this way, we identified the Chauá Society – through the questionnaire on the Capacity for Conservation website – as prioritising the development of a strategic plan and financial sustainability plan, documents that will guide or direct the institution’s activities and investments so that it can fulfil its mission. One of the essential components of this process is the identification and mapping of stakeholders. This mapping aims to analyse the institution’s relationship with the entities it works with or intends to work with. The result is an action plan for engaging, managing or improving institutional relations. This process is essential for an organisation like Chauá, which works a lot through partnerships and cooperation.

What we did

In 2016, we asked our partners Fauna & Flora International to come to Chauá and facilitate the processes mentioned above – strategic and financial sustainability planning.

Both processes require analysing the current context – SWOC, stakeholder analysis and problem tree – before deciding on our objectives and strategies for the next five years.

In this way, we first identified Chauá’s current stakeholders, mapping them on a chart according to their interest in our work, and their influence/impact on the work. These variables were discussed in groups.

Once this stage was completed, we repeated the mapping process, but thinking about where we want the stakeholders to be in five years’ time, in terms of interest and influence. This step was done both for the stakeholders identified in the previous step and for potential/future stakeholders.

Normally, the next step would be to draw up an action plan for the stakeholders, which would describe:

– Current interest and influence

– ‘Desired/expected’ interest and influence at the end of the strategic plan period

– Action plan for managing the relationship so that the desired/expected interest and influence is achieved.

As we initially identified many stakeholders, and a strong component of our work is focussed on partnerships with local, national and international institutions, we limited the action plan to Chauá’s partner entities with a high interest and/or influence, whether current or future.

Results

As a result of this activity, it was much easier for Chauá to prioritise stakeholders according to our new strategic objectives, and to define how we want to manage and develop partners in order to achieve them in our future actions or initiatives. In other words, it not only helped to think about ‘who’ we want to work with, but also ‘what’ and ‘how’ we’re going to make it happen.

In addition, by having an action plan for our partners, anyone who works at Chauá or represents our organisation to others will know exactly what our priorities and plans are for approaching and managing our partnerships, and how they fit into our strategic and financial sustainability plans.

Lessons learnt

We think this activity was very useful for Chauá, not only as an integral part of our strategic planning process, but also as an independent activity.

As we had a lot of activities to carry out and a very limited time scale, it’s possible that we may have overlooked some potential stakeholders, or ways of managing the relationship.

Ideally, we would have had more time to discuss in detail all the stages of this activity, but also include more staff members – or other key entities – in the process. Although we were happy with the outcome, we could perhaps have come up with a new perspective or ideas.

Quote

For most non-profit organisations, the problems are similar: teams that are highly qualified technically and very dedicated, but with shortcomings when it comes to administrative or strategic processes. The implementation or improvement of these processes has greatly facilitated the management and development of the organisation in a logical and tangible way, thus creating a management guide for the Chauá Society.

The ITF team has been extremely important for the institutional development of the Chauá Society. The team’s good relations, willingness and availability, as well as their technical and experiential experience, have made a big difference when it comes to answering questions and helping to implement improvements in institutional procedures.

This inter-institutional relationship really makes a difference to the Chauá Society so that we can continue our conservation work.

Want to find out more?

Useful resources

http://capacityforconservation.org/tools/stakeholder-analysis-presentation/

https://capacityforconservation.org/tools/strategic-planning-workshop/

https://capacityforconservation.org/tools/financial-sustainability-workshop/

Contact

Pablo Melo Hoffmann

[email protected]

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Título

Plano de acção para gestão de parcerias da Sociedade Chauá, como parte do seu plano estratégico

Sociedade Chauá

Fundada em 2003, após 6 anos de existência informal, é uma instituição sem fins lucrativos, cuja missão é ser uma instituição referência em conservação da natureza integrando pesquisa científica, capacitação, desenvolvimento e implementação de estratégias conservacionistas, que cresça tendo assegurada a excelência nos procedimentos administrativos, parcerias consolidadas e viabilidade econômica de projetos, mantendo a essência de cooperação. O seu foco geográfico é sobretudo no estado do Paraná, Brasil.

Desafios

Assim como a maioria das instituições sem fins lucrativos, a Sociedade Chauá começou como um pequeno grupo de pessoas com formação técnica ou interesses comuns. Contudo, ao formalizar-se como organização, necessita desenvolver sistemas, procedimentos, estrutura e estratégias técnicas e eadministrativas para seu pleno funcionamento.

Desta forma, indentificamos a Sociedade Chauá– por meio do questionário do website Capacity for Conservation – como prioridade a elaboração de um plano estratégico e plano de sustentabilidade financeira, documentos que irão guiar ou direcionar as atividades e investimentos da instituição para que esta possa cumprir a sua missão. Um dos componentes essenciais deste processo é a identificação e mapeamento das partes interessadas. Este mapeamento visa analisar o relacionamento da instituição com as entidades com que trabalha, ou pretende trabalhar. O resultado é um plano de ação para o engajamento, gestão ou melhoria das relações institucionais. Este processo é essencial para uma organização como a Chauá, que trabalha bastante por meio de parcerias e cooperações.

O que fez

Em 2016, pedimos aos nossos parceiros Fauna & Flora International que viessem à Chauá e facilitassem os processos mencionados acima – planejamento estratégico e de sustentabildiade financeira.

Ambos processos requerem a análise do contexto atual – SWOC, análise de partes interessadas e árvore de problemas – antes de decidirmos quais os nossos objetivos e estratégias para os próximos 5 anos.

Desta forma, inicialmente foram identificadas as partes interessadas da Chauá no presente momento, mapeando-as em um gráfico de acordo com o seu interesse no nosso trabalho, e a sua influência/impacto no trabalho. Estas variáveis foram debatidas em grupo.

Uma vez concluída esta etapa, repetimos o processo de mapeamento mas pensando em onde queremos que as partes interessadas estejam em 5 anos, em termos de interesse e influência. Esta etapa foi feita tanto para as partes interessadas identificadas na etapa anterior, como para potenciais/futuras partes interessadas.

Normalmente, o próximo passo seria elaborar um plano de ação para as partes interessadas, onde se descreveria:

Interesse e influência atuais
Interesse e influência “desejados/esperados” ao fim do período do plano estratégico
Plano de acção para a gestão da relação, de forma a que o interesse e a influência desejados/esperados sejam atingidos.

Como inicialmente identificámos muitas partes interessadas, e uma forte componente do nosso trabalho é focada em parcerias com instituições locais, nacionais e internacionais, limitamos o plano de ação às entidades parceiras da Chauá com um alto interesse e/ou influência, seja atual ou futuro.

Resultados

Como resultado desta atividade, foi muito mais fácil para a Chauá prioritizar partes interessadas de acordo com os nossos novos objetivos estratégicos, e definir como queremos gerir e desenvolver parceiras de forma a atingí-los, nas nossas ações ou iniciativas futuras. Ou seja, não só ajudou a pensar em “com quem” queremos trabalhar, mas também no “quê” e em “como” vamos fazer isso acontecer.

Adicionalmente, ao ter um plano de ação para os nossos parceiros, qualquer pessoa que trabalha na Chauá, ou represente a nossa organização perante outros irá saber exatamente quais as nossas prioridades e planos de abordagem e gestão das nossas parcerias, e como estas se integram no nossos planos estratégico e de sustentabilidade financeira.

Lições aprendidas

Consideramos que esta atividade foi muito útil para a Chauá, não só como parte integrante do nosso processo planejamento estratégico, mas também como actividade independente.

Como tínhamos muitas atividades para realizar e uma escala de tempo muito limitada, é possível que nós tenhamos esquecido de alguma potencial parte interessada, ou formas de gerir a relação.

Idealmente, teríamos tido mais tempo para discutir em detalhe todas as etapas desta atividade, mas também incluir mais membros de staff – ou outras entidades chave – no processo. Apesar de estarmos contentes com o resultado, poderíamos talvez ter uma nova perspectiva ou ideias.

Citação

Para a maioria das organizações sem fins lucrativos os problemas similares: equipes altamente capacitadas tecnicamente e muito dedicadas, mas com deficiências no que se relaciona ao processos administrativos ou estratégicos. A implantação ou aperfeiçoamento destes processos facilitou muito o gerenciamento e desenvolvimento da organização de forma lógica e palpável, criando assim um guia gerencial para a Sociedade Chauá.

A equipe do FFI tem sido de extrema importância para o desenvolvimento institucional da Sociedade Chauá. O bom relacionamento, a boa vontade e disponibilidade e a experiencia técnica e vivencial da equipe têm feito uma grande diferença em se tratando da sanar dúvidas e auxiliar na implantação de melhorias nos procedimentos institucionais.

Esta relação interinstitucional realmente faz a diferença para a Sociedade Chauá para que nós possamos continuar nosso trabalho de conservação.

Quer saber mais?

Recursos úteis